Você não poderia perder as informações: desde 25 de maio de 2018, o Regulamento Geral de Proteção de Dados Pessoais (RGPD) impõe um tratamento rigoroso dos dados pessoais que você possui, tanto para seus prospectos e clientes quanto para seus funcionários, parceiros, subcontratados, etc.
Os hábitos de consumo mudaram: os consumidores estão buscando qualidade e respeito à sua privacidade. Ao destacar sua ética, você está desenvolvendo oportunidades sustentáveis para sua prática.
Como corretor de seguros, sua atividade envolve a coleta de múltiplos dados (nome, endereço, e-mail, telefone, data de nascimento, estado civil, empresa, atividade, contratos subscritos, etc.) sobre seus prospectos e clientes, mas também sobre seus funcionários, fornecedores ou parceiros. Portanto, você é responsável por esses dados.
Como profissional, você deve, portanto, tomar um certo número de medidas para proteger, informar, monitorar suas atividades e garantir que esses dados não sejam compartilhados ou utilizados sem o consentimento das pessoas envolvidas.
Você também deve garantir que seus subempreiteiros cumpram o DPGR. E, é claro, certifique-se de que o software e as plataformas que você utiliza são compatíveis com o DPMR, ou melhor ainda, que o ajudam a cumprir.
A Comissão Nacional Francesa de Tecnologia da Informação e Liberdades Civis, a CNIL, listou as 5 etapas a serem cumpridas de uma maneira muito simples. Aqui eles estão com alguns acréscimos:
Em um registro, liste todos os dados que você processa e mantenha-os em um documento estruturado por departamento ou atividade.
Organize seu registro criando uma folha para cada uma dessas atividades, especificando a finalidade, as categorias, as pessoas que têm acesso aos dados e, finalmente, o período de tempo em que os dados serão mantidos.
Mantenha também neste registro uma lista de seus subcontratados e o tipo de dados aos quais eles têm acesso.
Finalmente, mantenha um histórico dos pedidos de processamento de dados que você recebe.
Ao criar seu registro, pergunte-se sobre a necessidade de cada dado, sua sensibilidade e período de retenção, mas também sobre as partes interessadas: quais dados são relevantes para quem e quem pode acessá-los.
Este exercício lhe permite simplificar seus processos de processamento, eliminar dados insignificantes, direcionar os chamados dados sensíveis, estabelecer regras de apagamento automático ou arquivamento.
O DPGR exige que as empresas sejam transparentes e que informem todas as partes interessadas sobre a coleta de dados que lhes dizem respeito. Portanto, certifique-se de incluir uma declaração em seu processo de coleta de dados, indicando o fato da coleta; o motivo da coleta; a duração real da coleta, etc.
Cada parte afetada pelos dados mantidos e processados por sua empresa tem direitos. Você tem a obrigação de permitir, e sobretudo de facilitar o acesso e o exercício destes direitos; isto é, o direito de acesso, retificação, oposição e eliminação.
Finalmente, o DMPR impõe uma obrigação legal de proteger os dados mantidos e utilizados.
Certifique-se de que seu CRM e todo o software que você utiliza atende a esta proteção de dados, e não hesite em definir novas medidas de segurança.
Assim, certifique-se de que seus dados não sejam de livre acesso e não circulem sem autorização. Somente as pessoas realmente interessadas devem ter acesso aos mesmos. Evite, por exemplo, listas e planilhas que não permitem o acesso a ser protegido ou que dão acesso excessivo a todas as colunas e filas.
Embora possa parecer pesado e restritivo, o RGPD é para você uma oportunidade e uma chance de iniciar um processo de digitalização.
De fato, ao encorajá-lo (fortemente!) a estruturar seus dados e documentos, a DPMR lhe permite otimizar sua coleta e processamento, obter uma visão mais completa de seu negócio - o que pode ajudá-lo a melhor valorizar e desenvolver sua empresa -, completar seus procedimentos administrativos mais rapidamente, evitar qualquer confusão de responsabilidade em caso de conflito, e eliminar dados desnecessários que só tornam seu negócio mais pesado.
Finalmente, as medidas de segurança permitem que sua empresa fortaleça o relacionamento com seus clientes através de uma maior transparência.
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