Não poderia faltar a informação: desde 25 de maio de 2018, o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados Pessoais (RGPD) impõe um tratamento rigoroso dos dados pessoais que você possui, tanto de seus prospects e clientes quanto de seus funcionários, parceiros, subcontratados, etc.
Os hábitos de consumo mudaram: os consumidores estão buscando qualidade e respeito à sua privacidade. Ao destacar sua ética, você está desenvolvendo oportunidades sustentáveis para sua prática.
Como corretor de seguros, sua atividade envolve a coleta de vários dados (nome, endereço, e-mail, telefone, data de nascimento, estado civil, empresa, atividade, contratos assinados, etc.) sobre seus clientes potenciais e clientes, mas também sobre seus funcionários, fornecedores ou parceiros. Portanto, você é responsável por esses dados.
Como profissional, você deve, portanto, tomar um certo número de medidas para proteger, informar, monitorar suas atividades e garantir que esses dados não sejam compartilhados ou usados sem o consentimento das pessoas envolvidas.
Você também deve garantir que seus subcontratados estejam em conformidade com o DPGR. E, é claro, certificar-se de que o software e as plataformas que você usa sejam compatíveis com a DPMR ou, melhor ainda, que o ajudem a cumpri-la.
A Comissão Nacional de Tecnologia da Informação e Liberdades Civis da França, a CNIL, listou as cinco etapas para conformidade de uma maneira muito simples. Aqui estão elas com alguns acréscimos:
Em um registro, liste todos os dados que você processa e mantenha-os em um documento estruturado por departamento ou atividade.
Organize seu registro criando uma folha para cada uma dessas atividades, especificando a finalidade, as categorias, as pessoas que têm acesso aos dados e, por fim, o período de tempo em que os dados serão mantidos.
Mantenha também nesse registro uma lista de seus subcontratados e o tipo de dados a que eles têm acesso.
Por fim, mantenha um histórico das solicitações de processamento de dados que você receber.
Ao criar o seu registro, pergunte a si mesmo sobre a necessidade de cada dado, sua sensibilidade e período de retenção, mas também sobre as partes interessadas: quais dados são relevantes para quem e quem pode acessá-los.
Esse exercício permite que você simplifique seus processos de processamento, elimine dados insignificantes, direcione os chamados dados confidenciais, configure regras de exclusão ou arquivamento automático.
O DPGR exige que as empresas sejam transparentes e informem todas as partes interessadas sobre a coleta de dados que lhes dizem respeito. Portanto, certifique-se de incluir uma declaração em seu processo de coleta de dados, indicando o fato da coleta, a razão para ela, a duração real da coleta etc.
Cada parte afetada pelos dados mantidos e processados por sua empresa tem direitos. Você tem a obrigação de permitir e, acima de tudo, facilitar o acesso e o exercício desses direitos, ou seja, o direito de acesso, retificação, oposição e exclusão.
Por fim, o DMPR impõe uma obrigação legal de proteger os dados mantidos e usados.
Certifique-se de que seu CRM e todos os softwares que você usa atendam a essa proteção de dados e não hesite em definir novas medidas de segurança.
Portanto, certifique-se de que seus dados não sejam de acesso livre e não circulem sem autorização. Somente as pessoas realmente envolvidas devem ter acesso a eles. Evite, por exemplo, listas e planilhas que não permitam que o acesso seja protegido ou que deem muito acesso a todas as colunas e linhas.
Embora possa parecer pesado e constrangedor, o RGPD é para você uma oportunidade e uma chance de iniciar um processo de digitalização.
De fato, ao incentivá-lo (fortemente!) a estruturar seus dados e documentos, o DPMR permite que você otimize a coleta e o processamento deles, obtenha uma visão geral mais completa de seus negócios - o que pode ajudá-lo a valorizar e desenvolver melhor sua empresa -, conclua seus procedimentos administrativos mais rapidamente, evite qualquer confusão de responsabilidade em caso de conflito e elimine dados desnecessários que apenas tornam seus negócios mais complicados.
Por fim, as medidas de segurança permitem que sua empresa fortaleça o relacionamento com o cliente por meio de maior transparência.
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