Este estudo de caso destaca a abordagem adotada pela Direction de la Recherche Clinique et de l'Innovation (DRCI) da Assistance Publique Hôpitaux de Paris (AP-HP) para desmaterializar e automatizar seus processos.
Para ajudá-la e apoiá-la nessa tarefa, a AP-HP DRCI escolheu o TimeTonic, uma plataforma francesa NoCode segura para gerenciamento de processos, colaboração e automação.
O TimeTonic permitiu que a APHP implantasse rapidamente soluções digitais adaptadas às suas necessidades específicas, graças à sua plataforma segura que oferece funcionalidades avançadas, como gerenciamento de direitos do usuário, centralização de dados, digitalização de formulários, criação de aplicativos na nuvem e nativamente móveis, visualização do site workflow , geração de relatórios e automação de tarefas, mantendo a flexibilidade de uma planilha.
Descubra como o TimeTonic e o DRCI da AP-HP integraram com sucesso o NoCode no maior hospital universitário da Europa!
A Assistance Publique - Hôpitaux de Paris, mais comumente conhecida como AP-HP, é um estabelecimento de saúde pública francês e o centro hospitalar universitário (CHU) da região de Île-de-France. O AP-HP é responsável pela assistência médica, ensino e pesquisa e compreende 38 hospitais em Paris, nos subúrbios e nas províncias. Todos os anos, seus 38 hospitais recebem mais de 8 milhões de pacientes para consulta, tratamento de emergência, hospitalização programada ou hospitalização domiciliar. A AP-HP tem 100.00 profissionais trabalhando em sua sede e nos 6 Grupos de Hospitais Universitários (GHU), para permitir que a tomada de decisões seja feita mais perto das equipes e dos departamentos e para fortalecer os vínculos com universidades, regiões e parceiros, melhorando assim a qualidade do atendimento e da pesquisa para todos os pacientes.
Em 2022, a AP-HP terá um orçamento de quase 9 bilhões de euros e vários acordos de cooperação na Europa, Ásia, Oriente Médio, África e América Latina para projetos médicos e de pesquisa.
O AP-HP é o principal centro hospitalar universitário da Europa, além de ser o principal patrocinador de estudos clínicos na França e na Europa. O Departamento de Pesquisa Clínica e Inovação (DRCI) é responsável por gerenciar todos os projetos de pesquisa e inovação e alocar os recursos necessários para implementá-los. Ele promove e apoia o desenvolvimento de atividades de pesquisa e conta com mais de 1.200 profissionais altamente qualificados, dedicados especificamente à concepção, implementação e monitoramento de projetos. Esses projetos envolvem uma estreita cooperação com estabelecimentos de saúde e pesquisa, parceiros industriais e acadêmicos e participantes dos setores farmacêutico, de dispositivos médicos e de saúde digital. O DRCI está em contato com os departamentos de pesquisa das 6 GHUs, estruturas de apoio (Centros de Investigação Clínica, Centros de Pesquisa Clínica, Centros de Recursos Biológicos) e universidades e órgãos de pesquisa.
O Departamento de Pesquisa Clínica e Inovação da AP-HP está organizado em 8 divisões distintas, 12 unidades de pesquisa clínica, um departamento de ensaios clínicos, um centro de avaliação de dispositivos médicos e um centro de farmaco-epidemiologia, além de várias estruturas multifuncionais. O DRCI da AP-HP gerencia mais de 4.000 projetos, e os médicos da AP-HP publicam mais de 10.000 artigos científicos todos os anos. A Unidade de Direção Estratégica, chefiada por Quentin Demanet e à qual André Desproges se reporta, é responsável mais especificamente pelo gerenciamento e desenvolvimento do Sistema de Informações sobre Pesquisa e Inovação.
O AP-HP DRCI é composto por um grande número de profissionais de saúde, cada um com funções definidas (pesquisadores, parceiros externos, diretores, etc.) e interagindo entre si. Ele gerencia um grande número de projetos de pesquisa a cada ano, trabalhando com estabelecimentos de saúde e parceiros industriais e acadêmicos em todo o mundo. Essa estrutura está, portanto, sujeita a um grande número de processos internos complexos que envolvem muitos participantes diferentes. Esses processos atendem a importantes obrigações regulatórias e devem garantir a conformidade com as boas práticas clínicas e a segurança do paciente.
Antes da desmaterialização de seus processos de pesquisa, a equipe do DRCI usava um grande número de processos manuais, mesmo com a aplicação de prazos rigorosos. Por exemplo, quando um estudo clínico foi lançado entre uma empresa industrial e a AP-HP, o processo obrigatório de contratualização foi realizado usando uma caixa de e-mail genérica, que recebia as solicitações e todos os documentos necessários (grades de custos adicionais de pesquisa etc.) dentro de um prazo rigoroso de 45 dias (entre o envio da solicitação e a assinatura do contrato). O resultado dessa abordagem foi a falta de respostas, erros de relatório e atrasos muito longos.
Para melhorar suas operações, o DRCI da AP-HP lançou uma iniciativa para mapear todos os processos internos de pesquisa clínica, a fim de formalizar os circuitos e processos de pesquisa. Em seguida, foi solicitado ao Departamento de Serviços Digitais (DSN, por meio do Departamento de Relacionamento com o Cliente) uma ferramenta digital que integrasse o sistema de informações de pesquisa e inovação, que fosse simples e única para todas as unidades, a fim de harmonizar as práticas entre os locais. Essa ferramenta deveria permitir desmaterializar os diversos processos de pesquisa clínica e vinculá-los a um site workflow para automatizar tarefas de monitoramento e gerenciamento de projetos no contexto de questões de segurança de dados de pesquisa.
A escolha e a implementação de uma solução externa em uma entidade tão grande e complexa como o DRCI da AP-HP é um grande desafio, com grandes repercussões para todos os atores envolvidos nessa decisão, tanto internos quanto externos à estrutura.
Assim, o DRCI e o DSN da AP-HP iniciaram uma busca pela solução mais adequada para atender às suas necessidades e identificaram 3 editores de soluções com capacidade e características para realizar com sucesso esse projeto de desmaterialização dos processos de pesquisa clínica.
A decisão final foi tomada em favor da plataforma francesa de gerenciamento e colaboração NoCode, TimeTonic. Para os tomadores de decisão da AP-HP, o TimeTonic se destacou por sua facilidade de implementação, sua adaptabilidade ao ecossistema atual e seu alto nível de proteção de dados na nuvem.
O TimeTonic é uma plataforma francesa para gerenciamento de processos, colaboração e automação que atende à necessidade de ajudar empresas, hospitais e regiões a substituir ou completar o que está faltando em um sistema de TI tradicional.
Ele permite que você digitalize e harmonize processos, automatize workflows, centralize dados associados a projetos e, assim, crie seus próprios aplicativos e workflows sem código.
Com base na chamada abordagem data first (dados em primeiro lugar ), isso corresponde a uma combinação entre o banco de dados clássico (a parte de trás), onde os dados são simplesmente armazenados, e uma interface visual (a parte da frente) que permitirá visualizar e gerenciar esses dados e, em seguida, criar todo um ecossistema de aplicativos em torno deles (workflows, automações, formulários etc.).
A ideia dessa abordagem que prioriza os dados é dar a mesma autonomia e flexibilidade de uma planilha, ao mesmo tempo em que adiciona uma visualização clara (várias visualizações estão disponíveis: Tabela, Kanban, Gantt, Linha do tempo, Cartográfica, Ficha), segura (hospedagem de dados na França e RGPD) e móvel (por meio do aplicativo móvel nativo). Aprender a usar a plataforma é muito rápido, de modo que os usuários já familiarizados com planilhas do tipo Excel podem criar rápida e facilmente os aplicativos de que precisam.
O TimeTonic nos permitiu digitalizar e automatizar com segurança nosso primeiro fluxo de trabalho complexo no DRCI em apenas alguns dias, e agora estamos implantando o TimeTonic em dezenas de outros processos e gerenciando vários projetos no AP-HP.
As equipes estão realmente adotando-o e estamos constantemente recebendo solicitações para estendê-lo a novos assuntos. O escopo do que podemos alcançar parece quase ilimitado.
André Desproges
Gerente de Projetos, Pesquisa MOA Health Data Warehouse AP-HP
Como parte do processo de contratação de um projeto de pesquisa com um patrocinador industrial ou acadêmico, o governo francês introduziu um acordo único que descreve o tipo de contrato a ser adaptado e assinado entre o hospital e o patrocinador externo (industrial ou acadêmico).
Esse processo de contratualização, que é muito importante na AP-HP devido ao número de projetos de pesquisa com os quais ela lida, é bastante complicado e exige o envio e o recebimento iterativo de cerca de quinze documentos.
Antes da implantação do TimeTonic, o processo era realizado por meio de uma caixa de e-mail genérica para a qual os patrocinadores industriais e acadêmicos enviavam seus dossiês, que eram acompanhados por meio de planilhas do Excel.
Havia vários problemas com esse método:
Esses quatro problemas foram então transformados por André Desproges e suas equipes em necessidades claras e definidas:
Em uma estrutura tão imponente como a do AP-HP, a alteração de alguns dos processos e ferramentas utilizados pode ter consequências, e os problemas são variados.
O primeiro grande desafio para as equipes da DRCI foi financeiro. Quando um paciente é internado no hospital, os custos são padrão, mas quando ele faz parte de um estudo clínico, há custos adicionais, porque os custos da pesquisa não podem ser separados dos custos do tratamento. Todos os exames a que o paciente é submetido como parte de um estudo clínico serão considerados "custos adicionais". Esses custos adicionais são de responsabilidade do patrocinador industrial ou acadêmico e são listados pelo patrocinador para negociação entre o patrocinador e os médicos responsáveis pela realização do estudo no hospital. Como o prazo contratual entre o envio da solicitação e a assinatura do contrato é de 45 dias, as negociações ocorrem durante esse período, e é essencial que a AP-HP tenha um procedimento de processamento rápido que permita um alto grau de flexibilidade nas negociações.
Além dos riscos financeiros envolvidos, com um prazo de processamento e execução do projeto que não deve exceder 45 dias, os médicos devem validar a admissibilidade do projeto em um prazo máximo de 5 dias após o recebimento do arquivo. Essa restrição de tempo é inerente ao acordo único introduzido pelo governo. Esse prazo curto significa que as equipes da AP-HP precisam ser altamente ágeis, contando com uma solução rápida e confiável.
Depois que o TimeTonic foi selecionado e validado pela DRCI e pela DSN, a solução NoCode foi implementada por meio de um teste em dois sites piloto na AP-HP.
A primeira etapa da implementação do TimeTonic para esse processo foi a desmaterialização da tabela de monitoramento dos dossiês dos fabricantes e a criação do formulário de envio. De agora em diante, os fabricantes poderão enviar suas solicitações e todos os documentos de suporte usando um formulário on-line do TimeTonic, que verificará automaticamente se a solicitação está completa.
Depois que a solicitação é recebida e validada pelos médicos, eles simplesmente clicam em um botão que, usando a automação do TimeTonic, envia e-mails indicando o status da solicitação e as próximas etapas a serem seguidas, graças a uma linha do tempo gerada diretamente pelo TimeTonic.
Em seguida, André e suas equipes importaram as tabelas de rastreamento de solicitações do Excel para o novo espaço de trabalho do TimeTonic. Além dessas tabelas, eles também importaram grandes bancos de dados, também armazenados no Excel, correspondentes a diferentes hospitais e diferentes fabricantes (arquivos contendo entre 130 e 135.000 linhas).
Cada um desses bancos de dados agora está visível no TimeTonic por meio de diferentes tabelas e está vinculado ao formulário de envio, permitindo que promotores externos (indústria e academia) selecionem as informações relevantes para o projeto (hospitais, médicos, departamentos etc.).
Esses arquivos são transferidos automaticamente para os hospitais e médicos aos quais se destinam.
A seção de monitoramento de projetos para gerentes também passou por uma grande reformulação, apresentando painéis interativos integrados ao TimeTonic para visualização em tempo real de uma ampla gama de indicadores (número de arquivos em andamento, arquivos recebidos, arquivos validados, arquivos não validados, arquivos prioritários etc.).
A implementação dessa nova solução na AP-HP foi um grande sucesso, tanto do lado do usuário (médicos, industriais, controladores) quanto do lado do tomador de decisões (diretores de hospitais, DSN).
A familiarização com o TimeTonic foi um processo rápido, com um mês entre a assinatura do teste e a implementação do primeiro processo do TimeTonic. Esse mês incluiu o treinamento das equipes na ferramenta e a configuração de testes com dados falsos.
O processamento do fluxo de dados recebidos funcionou perfeitamente. Em cerca de três meses, as equipes da AP-HP receberam nada menos que 170 solicitações de promotores externos e 250 solicitações de alterações (a cada ano, a AP-HP recebe cerca de 800 solicitações).
Em segundo lugar, foi economizada uma quantidade significativa de tempo. Diversas tarefas repetitivas e demoradas foram modificadas ou eliminadas, não apenas por meio do formulário de envio, mas também pelos processos automatizados implementados.
O formulário permite eliminar a etapa humana de preenchimento de arquivos, a etapa de atribuição de arquivos aos elementos certos e também os erros inerentes ao uso de e-mail (erros de digitação, spam, etc.). O
Automation também elimina etapas humanas, como o envio de e-mails anunciando a admissibilidade do projeto aos industriais e a atribuição de solicitações às pessoas certas.
A visibilidade condicional aplicada às diferentes visualizações no TimeTonic garante que os dados disponíveis sejam visíveis apenas para as pessoas certas, reduzindo o tempo necessário para encontrar as informações certas.
Por fim, os direitos do usuário permitem que o acesso à arquitetura do espaço de trabalho seja particionado, reduzindo o risco de erro humano.
Os promotores externos estão muito satisfeitos em ter essa plataforma para enviar arquivos, bem como as várias ferramentas à sua disposição para monitorar o progresso do projeto (e-mails, linha do tempo) em um ambiente seguro.
Por último, mas não menos importante, a escalabilidade da solução também significa que os usuários podem criar novos aplicativos sempre que desejarem, sem a necessidade de desenvolvimento interno dispendioso, economizando tempo e dinheiro.
Após essa primeira implantação, e graças ao seu sucesso, a AP-HP está começando a implantar o TimeTonic em todos os seus diferentes locais e nos 100.000 profissionais que trabalham neles.
Os processos prioritários foram identificados para implementar gradualmente a solução e testar suas diversas funções.
Após o entusiasmo das equipes e a validação de seu interesse em ampliar a cobertura dos usos do TimeTonic, vários outros hospitais universitários já manifestaram interesse em se beneficiar da experiência do AP-HP e replicar o ecossistema em suas próprias organizações.
Este estudo de caso destacou os desafios enfrentados pela Assistance Publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP) em termos de gerenciamento de processos de pesquisa clínica. Como o maior centro hospitalar universitário (CHU) da Europa, a AP-HP gerencia um grande número de projetos de pesquisa clínica, com desafios na desmaterialização de processos, monitoramento e gerenciamento de testes clínicos e coordenação de colaborações internacionais.
Para enfrentar esses desafios, a AP-HP escolheu o TimeTonic, uma plataforma francesa de gerenciamento de processos, colaboração e automação. O TimeTonic permitiu que a AP-HP implantasse rapidamente soluções digitais adaptadas às suas necessidades específicas, oferecendo flexibilidade semelhante à das planilhas tradicionais, mas com recursos avançados, como centralização e gerenciamento de dados, criação de formulários, envio de e-mails, visualização e gerenciamento de projetos e workflows em Kanban ou Gantt, geração de relatórios e automação de tarefas.
O lançamento do TimeTonic foi um sucesso, com uma implementação rápida e as primeiras aplicações enviadas em menos de um mês. O feedback sobre o uso do TimeTonic tem sido muito positivo, pois o sistema é rápido de aprender e fácil de adaptar às necessidades específicas do AP-HP, com resultados concretos, como maior visibilidade e gerenciamento de projetos de pesquisa clínica.
Concluindo, o estudo de caso da AP-HP e da TimeTonic demonstra como uma plataforma francesa NoCode, como a TimeTonic, possibilitou uma resposta eficaz às complexas necessidades de gerenciamento dos processos de pesquisa clínica, oferecendo uma solução flexível, de rápida implantação e adaptada às exigências específicas do setor de saúde.
