Gerenciamento de projetos - Como o TimeTonic facilita a colaboração no GRDF em meio à pandemia da COVID

Desde sua criação em 2008, a GRDF (Gaz Réseau DistributionFrance) tem sido o principal distribuidor de gás natural na França.

O departamento de comunicação da GRDF reteve a TimeTonic para planejar todas as suas operações (imprensa, mídia, eventos, publicações) tanto internamente para os 11.000 funcionários da empresa quanto externamente para o público em geral, clientes e vários interessados (autoridades locais, tomadores de decisões políticas, parceiros, etc.).

A necessidade de uma nova ferramenta para a gestão de projetos multifuncionais

As equipes das diferentes áreas de especialização são chamadas regularmente para trabalhar em modo de projeto nos assuntos mais importantes, o que também torna necessário o monitoramento de cronogramas e cargas de trabalho em todas as áreas.

A situação atual do Departamento de Comunicação em 2020 é marcada pela crise da COVID, tanto interna quanto externamente.

Como explica Nathalie Vernois Frendo, Diretora Adjunta de Comunicações do GRDF, foi este modo de operação do projeto, os eventos atuais e a necessidade de colaboração remota que os levou a procurar uma nova ferramenta:

" Precisávamos de uma ferramenta que fosse fácil de usar e acessível a qualquer um. A preocupação também era trazer transversalidade, informar toda a equipe sobre os projetos para que eles pudessem ter a oportunidade de se posicionar sobre determinados assuntos".

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TimeTonic, a flexibilidade da planilha de cálculo, a riqueza da gestão visual

Depois de ter testado várias soluções, a GRDF recorreu à solução TimeTonic, com a preocupação de que a solução traria real valor agregado e geraria a adesão dos funcionários.

Allassane Timité, Chefe do MOA e piloto de ferramentas, confirma :

" Tínhamos testado várias ferramentas que eram atraentes à primeira vista, mas que no final não satisfaziam nossas necessidades. Todos os nossos colegas estavam voltando à boa e velha planilha, com suas falhas: ninguém tinha uma visão completa do que estava planejado!

É por isso que o TimeTonic, que combina tanto o modo de planilha que todos entendem, quanto os diferentes Kanban, Linha do Tempo, Vistas de Calendário, acessíveis com um clique, era perfeito para nós.

De acordo com Allassane Timité, o que apelou na solução TimeTonic foi :

• Esta operação retira os códigos da pasta de trabalho e portanto da planilha, o que permite uma apropriação muito rápida pelos usuários que anteriormente trabalhavam principalmente com o Excel.
• Ergonomia do usuário possibilitada pela variedade de vistas disponíveis (tabelas, folhas, planejamento, mapeamento), algumas das quais são bem adaptadas ao gerenciamento do projeto (por exemplo, a vista Kanban).
• A capacidade de preencher a ferramenta sem conectar-se a ela e sua interface com o Outlook: cada notebook TimeTonic (espaço de gerenciamento) tem seu próprio endereço de e-mail, de modo que pode ser preenchido simplesmente usando este endereço como um destinatário ou como uma cópia.
• acesso móvel, o que é absolutamente impossível com uma planilha de Excel.
• A capacidade de criar áreas dedicadas por equipe ao mesmo tempo em que permite à gerência ter uma visão geral
• Uma solução completa e facilmente personalizável para atender às suas próprias necessidades.

Uma solução completa e facilmente personalizável

Um fator chave para o sucesso da implantação do TimeTonic foi a agilidade para personalizar a estrutura dos dados e as ligações entre eles, tão facilmente quanto o Excel e sem qualquer desenvolvimento de TI, o que foi um fator chave para o sucesso da implantação do TimeTonic.

Nathalie Vernois Frendo :

" Esta facilidade para personalizar a ferramenta é muito apreciável, podemos adaptá-la às necessidades relacionadas à nossa operação".

Allassane Timité, MOA e gerente de gerenciamento de ferramentas :

" E para poder personalizar o TimeTonic, você não precisa ser um especialista, ele é muito valioso".

Áreas dedicadas para cada equipe, uma visão geral para a gestão

Um dos pontos fortes do TimeTonic é a capacidade de criar áreas de gerenciamento por grupo de usuários, com visões específicas e direitos de acesso, enquanto tem uma única base comum, mantendo assim uma visão completa para o gerenciamento e evitando a perda de informações e múltiplas reentradas.

Nathalie Vernois Frendo:

" No lado da gestão, há fácil acesso e visibilidade geral, o que é realmente muito eficaz. Podemos acompanhar os projetos através da ferramenta".

TimeTonic, uma ferramenta indispensável

Nathalie Vernois Frendo :

"O TimeTonic é uma ferramenta de colaboração realmente fácil de usar, muito preciosa para nós agora porque nos permite trabalhar de forma transversal" .

Uma ferramenta que pode ser usada como um elo e um fio condutor neste momento tão especial, especialmente durante as teleconferências semanais de gestão.

Nathalie Vernois Frendo conclui:

" É tão bom que todos possam ver todos os projetos e poder se posicionar em alguns deles se quiserem".